Cómo obtener una ventaja competitiva gracias a la planificación empresarial

INTRODUCCIÓN
En el ritmo acelerado con que se desenvuelven los negocios en la actualidad, la planificación tiene que implicar más que una actividad que se realiza una vez al año. Si los gerentes son los responsables de realizar detallados análisis y proyecciones hipotéticas esenciales para una toma de decisiones eficiente, la planificación tiene que ser una actividad constante y dinámica que promueva la colaboración en todos los departamentos y niveles de la organización y que vincule asignaciones de presupuesto a impulsores del mundo real.
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Sin embargo, para aprovechar el amplio espectro de beneficios de negocios avalados por este tipo de planificación empresarial con mejores prácticas (como operaciones y estrategias mejor alineadas, ciclos de planificación más cortos y desempeño financiero más predecible), las empresas deben implementar nuevas tecnologías. Las herramientas de planificación desactualizadas simplemente no pueden vincular procesos de planificación y datos en toda la empresa, facilitar la colaboración entre todos los participantes de los procesos ni proporcionar capacidades críticas (como desglose o gestión de escenarios hipotéticos) de la forma en que lo permite la sofisticada tecnología de planificación empresarial de hoy.
Al aprovechar los avances en tecnología de planificación empresarial, las organizaciones pueden transformar un ejercicio anual que agrega poco valor al negocio en uno que asegure la optimización continua de la asignación de recursos y la ejecución coherente y efectiva de la estrategia de negocios en toda la empresa.
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UNA BREVE HISTORIA DE LA PLANIFICACIÓN
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Antes de la llegada de las computadoras, las empresas realizaban sus tareas de planificación con hojas de cálculo en papel y calculadoras, es decir una “tecnología” que requería que los documentos se enviaran físicamente entre las instalaciones y que no proporcionaba ningún medio de vincular automáticamente valores entre los documentos. La planificación, en otras palabras, implicaba un proceso completamente manual: lento, propenso a errores y extremadamente inflexible.
Sin embargo, la aparición de las computadoras y hojas de cálculo en equipos de escritorio trajo consigo una revolución en la forma en que las organizaciones planificaban y administraban sus presupuestos. Por primera vez, los usuarios podían producir documentos de planificación que se podían compartir y actualizar con facilidad. Además, estos documentos podían contener mucha más información, gráficos y detalles de lo que era posible anteriormente.
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Aplicaciones de elaboración de presupuestos para propósitos especiales
Gracias al entusiasmo de los usuarios por adoptar el software de hoja de cálculo, los proveedores de tecnología pronto comenzaron a mejorarlo con aplicaciones especializadas de elaboración de presupuestos que podían manejar tasas de crecimiento compuestas, variables de tipos de cambio y otros factores, más allá del ámbito de las hojas de cálculo tradicionales. De un momento a otro, las organizaciones eran capaces de elaborar con rapidez y confiabilidad documentos de planificación basados en modelos más sofisticados (y, por lo tanto, más precisos). Y por primera vez, eran capaces de planificar en múltiples dimensiones de un negocio, entre líneas de productos, por ejemplo, y diferentes escalas de salarios dentro de un departamento.
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No obstante, estas mejoras relacionadas con los cálculos no abordaban los problemas fundamentales de la planificación como la gestión de procesos, auditorías y la vinculación entre documentos de planificación y fuentes clave de datos empresariales, como aplicaciones para planificación de recursos empresariales y recursos humanos. Además, dependían de la distribución y recopilación de “archivos” de presupuestos entre los planificadores de finanzas y del negocio en general.
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Aplicaciones habilitadas para Web
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Con la llegada de Internet también se produjo otra ola de cambio tecnológico en la planificación empresarial. Ahora, en lugar de tener una aplicación a nivel de cliente de gran tamaño distribuida en toda la empresa, una organización podía proporcionar acceso a través de un explorador Web a bases de datos y documentos de planificación compartidos. Y los documentos se podían mantener en un servidor Web central en lugar de tenerlos dispersos en varios equipos de escritorio de los usuarios.
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Esta arquitectura habilitada para Web proporcionaba importantes ventajas en procesos con respecto a sus predecesores de escritorio. Con los documentos en una ubicación central, se pudo introducir el control de versiones y auditorías en el proceso de planificación. Y dado que estos documentos ahora eran estacionarios, los valores de los presupuestos se podían llenar automáticamente con datos de otros documentos y sistemas y se podían establecer alarmas para notificar de forma automática a los gerentes cuando se alcanzaban umbrales y varianzas. Sin embargo, las capacidades de administración e integración eran limitadas y la planificación seguía siendo en esencia un ejercicio estático y “de arriba abajo”, en lugar de un proceso dinámico vinculado a aplicaciones y procesos medulares del negocio.
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¿Qué es lo que falta?
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Como queda en evidencia en esta rápida visión de la historia de la planificación, los avances en las prácticas de planificación corporativa están sujetos en gran medida a los avances en tecnología de planificación: cada etapa de avance tecnológico ha dado como resultado mejoras importantes en la forma en que los usuarios de negocios colaboran para optimizar la asignación de recursos corporativos.
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Sin embargo, a pesar de estos avances, aún queda camino por recorrer para que la planificación corporativa llegue a su máximo. Aún existen muchos problemas y está claro que la adopción de tecnología de planificación empresarial de próxima generación será la única forma en que los negocios podrán mejorar aún más sus procesos de planificación y, en consecuencia, obtener como resultado beneficios sustanciales en su rendimiento.
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UNA MIRADA HACIA EL FUTURO DE LA PLANIFICACIÓN
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¿Cómo es una tecnología de planificación empresarial de próxima generación? ¿Qué la diferencia de sus generaciones anteriores de herramientas de planificación? Y ¿cómo habilita a las empresas para implementar mejores prácticas comprobadas de planificación?
Pese a que cada organización aplica mejores prácticas propias para adaptarlas a los requerimientos y cultura únicos de su negocio, cualquier empresa que opere hoy en un entorno comercial altamente competitivo y consciente de las normas que se deben cumplir, debería exigir las siguientes funcionalidades de su tecnología de planificación de próxima generación:
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• Actualizaciones dinámicas en tiempo real. Los negocios se mueven con demasiada rapidez como para que la administración dependa únicamente de cifras anuales o trimestrales; las decisiones de asignación y correcciones a pronósticos de ventas deben, en lugar de eso, basarse en eventos y condiciones cambiantes. Los entornos de planificación de próxima generación facilitan el ajuste a condiciones que cambian con frecuencia (o incluso continuamente) al proporcionar enlaces automatizados basados en la Web a los impulsores de planificación en toda una empresa. Como resultado, los eventos o iniciativas en una parte de la organización pueden impulsar conrapidez y precisión respuestas adecuadas en otras partes de la empresa. Este enfoque dinámico elimina las demoras y desconexiones asociadas con las herramientas de planificación convencionales y la planificación tradicional anual y trimestral.
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• Consolidación y detalles en múltiples niveles Desde la sala del directorio hasta el equipo del proyecto, la planificación tiene lugar en múltiples niveles, lo que significa que esa consolidación puede llegar a convertirse en una pesadilla si cada equipo en cada nivel utiliza un sistema de planificación independiente. E incluso peor, puede ser casi imposible para la administración superior extraer detalles de un documento consolidado para detectar problemas subyacentes. Y finalmente, consolidar manualmente varias hojas de cálculo expone al riesgo de errores humanos de proporción. Por estas razones, la próxima generación de soluciones de planificación unifica la planificación en un único entorno, vinculando datos en todos los niveles organizacionales, departamentos y funciones.
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• Integración con aplicaciones y fuentes de datos empresariales. Todo, desde los flujos de ventas hasta los índices de costo de mano de obra, de materiales, tasas de interés, tipos de cambio, y otros, afectan la planificación y la elaboración de presupuestos de una empresa. Con datos de esta naturaleza, que por lo general están disponibles en sistemas de planificación de recursos empresariales, aplicaciones de recursos humanos y servicios de información externa, entre otros, las empresas necesitan poder aprovechar estas fuentes dinámicamente para ajustar las variables de planificación con el fin de que reflejen condiciones cambiantes, y desean usar para ello herramientas conocidas como Microsoft Office. Una buena solución de planificación empresarial de próxima generación proporcionará las interfaces de integración y funciones de ajuste variable requeridas para cumplir estas necesidades.
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• Traducción entre métricas financieras y no financieras. Las mejores prácticas dependen de la colaboración de los usuarios en toda la organización. Los clientes basados en la Web fomentan esta capacidad al distribuir la funcionalidad de la aplicación donde quiera que se necesite. No obstante, es igualmente importante lograr la participación de gerentes y miembros de equipos, que piensan en términos operativos en lugar de en abstracciones de hojas de cálculo con presupuestos cuantificados monetariamente. Por lo tanto, una buena solución de planificación empresarial de próxima generación traducirá métricas financieras y no financieras (como nóminas, materiales y unidades de productos).
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• Mejor creación y administración de modelos hipotéticos. ¿Qué sucede si abrimos sucursales regionales? ¿Qué sucede si las tasas de interés aumentan considerablemente? ¿Qué sucede si el departamento de ventas no cumple la meta trimestral de 10%? Modelar y evaluar escenarios de negocios diferentes representa una gran parte de la planificación con mejores prácticas. Sin embargo, los sistemas basados en hojas de cálculo han dificultado trabajar con varios escenarios teóricos: simplemente carecen de las herramientas requeridas para relacionar escenarios hipotéticos de maneras que posean significado. En contraste, las soluciones de planificación de próxima generación hacen posible administrar varios escenarios alternativos de manera común, lo que permite a los encargados de la toma de decisiones en toda la empresa, experimentar libremente con diversas condiciones hipotéticas sin crear un caos de documentos ni socavar la integridad de documentos de planificación central.
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LOS BENEFICIOS DE LAS SOLUCIONES DE PLANIFICACIÓN DE PRÓXIMA GENERACIÓN
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La tecnología de planificación de próxima generación extrae su valor de negocios de las mejores prácticas que facilita. Las siguientes subsecciones describen algunos de los beneficios clave que experimentan las empresas con estas mejores prácticas de planificación, habilitadas por la tecnología.
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Respuesta rápida al cambio
Cuando usted reduce los tiempos de los ciclos de planificación, mejora considerablemente la capacidad de una organización para responder al cambio, ya sea que esos cambios se encuentren en hábitos de compra de los consumidores o en la situación de la economía en general. En lugar de ser un problema, el cambio se convierte en una oportunidad que sus organizaciones pueden utilizar para lograr una ventaja competitiva con respecto a competidores menos ágiles.
Conocimientos de negocios accesibles y listos para la acción
Cuando todos los datos de planificación de la empresa están disponibles en una aplicación única y fácil de navegar, los gerentes pueden sin esfuerzo, aumentar o disminuir el nivel de detalle al buscar datos. Esto lleva a que se tomen mejores decisiones con mayor rapidez, confianza y consistencia.
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Desempeño predecible
Los mercados de capital recompensan a las empresas que cumplen sus objetivos de forma consistente; sin embargo, es difícil lograr esa consistencia cuando los ciclos de planificación se quedan atrás de las condiciones de mercado y su proceso de planificación da cabida a un riesgo importante de cometer errores. La tecnología de planificación empresarial de próxima generación resuelve estos problemas al permitir evaluar continuamente el desempeño real en comparación con los resultados proyectados, manteniendo rigurosamente el alineamiento entre las predicciones hipotéticas y la ejecución.
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Asignación óptima de recursos
Si el objetivo de marketing es planificar un mayor impulso para el Producto A, lo último que desea es invertir en una mayor capacidad de manufactura para el Producto B. No obstante, la asignación óptima de recursos sólo puede ocurrir si la planificación está vinculada a todas las áreas de su organización según dependencias lógicas. Con la implementación de un entorno de planificación empresarial unificado, puede usar tales vinculaciones para asegurar que cada unidad de dinero gastado en infraestructura, nómina, materiales y recursos externos, se asigne de manera óptima.
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Participación completa de todos los equipos y departamentos
El negocio es como un deporte en equipo, lo que implica que el desempeño final óptimo sólo puede ocurrir cuando todos, en todos los niveles y en cada área funcional, están trabajando mancomunadamente para lograr un conjunto común de metas que se comprenden claramente. Un entorno de planificación empresarial compartido que utiliza datos financieros y no financieros asegura tanto la completa independencia de todos los participantes pertinentes en el proceso, como la aplicación consistente de prioridades del negocio en cada equipo, departamento y unidad de negocios.
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Mejor visión y liderazgo
Ningún software de planificación puede proporcionar una bola de cristal a los gerentes; sin embargo, la tecnología de planificación empresarial de próxima generación puede facilitar bastante el análisis y desarrollo de estrategias para enfrentar lo que depare el futuro. La capacidad de considerar y experimentar con una amplia gama de escenarios hipotéticos ofrece muchos recursos a los gerentes de todos los niveles.
Al proporcionarles una visión más clara del futuro, se les permite aplicar una mayor creatividad en la planificación y más dinamismo en la persecución de oportunidades futuras.
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Éstas son sólo unas pocas razones que hacen imperativo que el negocio no asuma una actitud complaciente en sus enfoques hacia la planificación. Los negocios que no logren impulsar prácticas y herramientas de planificación se someterán a procesos de planificación lentos y con muchos obstáculos y les será difícil competir con organizaciones más activas y unificadas que aprovechan mejor sus recursos.
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TRANSFORMACIÓN DEL ENTORNO DE PLANIFICACIÓN
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Incluso si está relativamente seguro de que su organización obtendrá beneficios importantes de la implementación de una solución de planificación empresarial de próxima generación, necesita también tener la seguridad de que puede lograr esas ganancias con un mínimo de dificultades (en términos de esfuerzo, interrupciones y costo). Sin embargo, no debe olvidar que cientos de organizaciones en una gama de mercados verticales ya han hecho la transición, lo que significa que puede estar a la cabeza de la curva competitiva, pero bastante lejos de la vanguardia: muchos pioneros y adoptadores tempranos ya han pavimentado el camino al implementar y probar la viabilidad de estas tecnologías.
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Si está considerando dirigir la iniciativa de planificación empresarial de su organización, debe:
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• Concentrarse primero en los principales problemas de planificación de su empresa. Pese a que las mejores prácticas de planificación proporcionan orientación invaluable, no todas las empresas tienen que implementar todas las prácticas, o hacerlo de una vez. A menudo, es más recomendable concentrarse en aliviar los problemas de planificación más apremiantes primero. Ya sea que desee lograr tiempos de ciclos más cortos o un mejor alineamiento entre marketing y ventas, al atacar primero los problemas de alta prioridad, puede asegurarse grandes y fáciles logros al principio, que a su vez le ayudarán a ganar la credibilidad y el apoyo necesarios para continuar la transición.
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• Obtener un consenso amplio para el cambio. Adquirir la tecnología correcta es clave para una mejor planificación empresarial, pero para aprovechar completamente esa tecnología, toda la organización necesita tener un sentido claro (y un compromiso) con respecto a las metas de la iniciativa de planificación. Además, los líderes de la iniciativa necesitarán contar con incentivos sólidos para dar peso y apoyar la iniciativa a medida que afecta a sus áreas de la organización.
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• Facilitar la vida lo más posible para los usuarios. Debido a que la planificación empresarial de próxima generación tiene como objetivo la amplia participación en toda una organización, la aceptación del usuario final es crítica y se debe hacer todo el esfuerzo necesario para acomodar sus necesidades. Esto significa seleccionar una herramienta de planificación intuitiva, proporcionando toda la capacitación necesaria e incluso permitiendo que los usuarios que manifiestan más aversión al cambio continúen usando hojas de cálculo como su principal herramienta computacional.
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• Elegir al socio tecnológico adecuado. El socio adecuado puede proporcionar tres ingredientes esenciales en cualquier iniciativa exitosa de planificación empresarial: tecnología superior, una comprensión madura de los objetivos de planificación corporativa y experiencia en ayudar a otras organizaciones a realizar la transición.
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Pero existen dos problemas técnicos adicionales que debe considerar: cómo migrar los datos existentes en sistemas empresariales y cómo integrar la solución con sus sistemas actuales. También debe procurar escalabilidad, reglas de flujo de trabajo de planificación altamente personalizables y herramientas de cálculo flexibles.
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Pese a que los desafíos asociados con la puesta a punto del entorno de planificación de una empresa pueden parecer enormes, no son nada en comparación con los desafíos asociados con intentar tener éxito en el supercompetitivo mundo de negocios de hoy sin contar con este sistema. Las empresas deben tomar decisiones de planificación con más rapidez, más efectividad y precisión que antes, y la única forma en que pueden hacerlo es implementando tecnología de planificación empresarial de próxima generación.
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ELEGIR UNA SOLUCIÓN DE PLANIFICACIÓN EMPRESARIAL
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Al combinar software preenvasado con capacidades de inteligencia de negocios y mejores prácticas de planificación comprobadas, las soluciones de planificación empresarial de próxima generación optimizan la planificación de negocios en toda la empresa. Una vez implementada la tecnología adecuada de planificación empresarial, podrá impulsar la planificación colaborativa, integrada y basada en eventos en todos los niveles de su organización y con todos los participantes pertinentes.
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Cuando elija una solución de planificación empresarial, debe verificar que abarque las siguientes áreas funcionales:
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• Elaboración estratégica de modelos. Su solución de planificación empresarial debe permitirle analizar, evaluar y elegir modelos financieros estratégicos; modelar hojas de cálculo, estados de resultados y flujos de efectivo, y ejecutar diferentes escenarios según requerimientos de márgenes e inversiones.
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• Planificación financiera y previsión de ventas. El entorno de planificación debe permitirle crear, dar seguimiento y supervisar planes de negocios y previsiones de ventas en tiempo real y consolidar estas previsiones por geografía y producto.
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• Planificación operacional. Su solución de planificación empresarial debe acelerar la planificación de la fuerza de trabajo, capital y proyectos en toda la empresa, proporcionando información en tiempo real que permita tomar conciencia de los impactos de sus decisiones de asignación de recursos.
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CONCLUSIÓN
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Una solución de planificación empresarial de nivel mundial representa un componente clave de cualquier sistema de gestión del desempeño al incorporar disciplina a la elaboración estratégica de modelos financieros, facilitando la planificación operacional y los pronósticos de ventas en toda la empresa, y vinculando estrategias con operaciones.
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Al permitir que el personal de administración, finanzas y operaciones se concentre en analizar información en lugar de recopilarla y procesarla, tales soluciones proporcionan a las organizaciones la agilidad que necesitan para capitalizar oportunidades de negocios, optimizar recursos y vincular metas estratégicas con planes operacionales.
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Whitepaper de Oracle
Actualizado en julio de 2008
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