¡Cuidado con el Excel en la función de suministros

La semana pasada, estuve en Supply Chain Management (SCM),  conferencia para usuarios en la Florida. EL objetivo principal de la conferencia era ayudar a los usuarios a aprender y compartir experiencias para eliminar los problemas que enfrentan, dada la falta de tecnología o procesos empresariales.  MS Excel, fue mencionado con orgullo en varias de las conversaciones que tuve con profesionales de la cadena de suministros.  Sentí que los profesionales de SCM (Supply Chain Management) estaban casados con Excel y que sus cadenas y actividades profesionales no podían funcionar sin él.

¿Cuál es la relación entre los profesionales de SCM y Excel?

Me percaté de que la relación entre Excel y los profesionales de suministros se debe a su accesibilidad, flexibilidad y facilidad de uso.

Creo que el uso extensivo de Excel en la industria de suministros se debe a la relación que los usuarios profesionales han desarrollado con este.  Esta relación no puede durar mucho si una organización quiere ser rentable y competitiva, ya que Excel no puede cumplir con las necesidades de una empresa de suministros.  Dada la globalización y la naturaleza dinámica de las empresas de hoy, es necesario contar con aplicaciones que provean visibilidad, control, colaboración, compartir datos en tiempo real entre socios comerciales y seguridad para obtener resultados óptimos.

Otra razón del uso de Excel se debe a problemas de información dentro de sus aplicaciones empresariales.  Por ejemplo, cuando los usuarios de SCM tienen problemas de información, la única solución es recopilar información clave e introducirla en Excel para obtener mejores resultados.

Considérese condenado si usa Excel para cualquiera de las siguientes operaciones empresariales:

  • Gestión del inventario: las empresas con módulos para la gestión del inventario tienden a usar Excel para la planeación de los niveles de inventario, así como para sus cálculos (como el re-abastecimiento de artículos particulares dentro de la bodega).  Excel tiene funciones para calcular la existencias de seguridad creando fórmulas básicas como el movimiento promedio, desviaciones de los pronósticos estándares, etc.  No olvide que ello no le permitirá a la organización observar todo el suministro y la relación de la demanda.  Por el otro lado, cuando se calcula el mismo nivel de existencias de seguridad dentro de una aplicación, podrá ver los pendientes que deben ser reabastecidos, se pueden planear ordenes para producción y puede calcular que tan rápido puede convertir un pronóstico en un producto final.
  • Planeación de la demanda/pronósticos: quienes realizan la planeación y los pronósticos confían en Excel para comprender los cambios en la demanda dentro de un periodo específico.  Estos profesionales de SCM no se percatan de que la planeación de la demanda es un proceso colaborativo entre partes internas y externas, pero además de naturaleza muy dinámica.  Excel no puede dar la demanda real de un cliente, producto o parte.  Excel no permite la colaboración, visibilidad y los análisis simulados necesarios para generar una gran demanda para la organización.  La demanda no puede ser estática; esta tiene variables dinámicas como los aspectos geopolíticos, económicos, climáticos, etc. cuando se calcula un pronóstico exacto.
  • Planeación de las ventas y las operaciones (PV&O): normalmente, las empresas no comprenden claramente cuáles son sus procesos PV&O inicialmente, por lo que la mayoría del personal empieza usando Excel para definir y medir si PV&O funcionará con sus estrategias empresariales.  Desafortunadamente, la mayoría de empresas olvidan que PV&O trata el análisis de información recopilado de varias áreas empresariales dentro de la organización.  Es importante pensar antes de comenzar su PV&O en hojas de cálculo de Excel.  Excel es limitado cuando se trata de compartir información, crear escenarios simulados y comprender el impacto en la empresa.  Excel no puede alertar a las personas indicadas cuando no se está cumpliendo con el PV&O por parte de los grupos de producción o distribución.
  • Gestión de la lista de materiales (Bill of materials, BOM): quienes planean los productos tienden a incluir sus BOM en las hojas de cálculo para vincular la demanda del cliente con el suministro de materiales.  No olvide que si se presentan cambios de ingeniería, estos deben ser vinculados con BOM.  Cuando una organización gestiona su BOM fuera de la aplicación principal, la notificación y el cambio no serán comunicados a los individuos indicados dentro de la organización.  Ello crear problemas como: almacenamiento de materiales, materiales equivocados en la producción y baja calidad.  Como consecuencia, no solo los resultados finales se verán afectados pero igualmente su reputación, si los clientes reciben un producto de baja calidad.
  • Gestión de abastecimiento y compras: a la mayoría de los profesionales de compras les gusta tener en Excel una lista de los mejores proveedores que no solo cumplen con las regulaciones normativas, pero que además cumplen con los plazos de entrega.  El problema es que allí no se tiene en cuenta el precio, costo de transporte y costos de trámites, además de la viabilidad financiera del proveedor.  Las hojas de Excel no incluyen el vínculo entre el rendimiento del proveedor versus el costo de los objetivos empresariales, entrega puntual y los objetivos estratégicos de la empresa.  No olvide que cuando una organización compra, bien sea materia prima o suministros de oficina, se tiene que mantener dentro del presupuesto.  Excel no le indicará al comprador lo que han gastado y el presupuesto restante.  Es importante observar si los pagos al proveedor se han realizado a tiempo; si es tiempo de renegociar los términos contractuales, si los pagos al proveedor se realizaron dentro del tiempo de apropiado de entrega de producto, etc.

Sin lugar a dudas, Excel puede ayudar a comprender la información proveniente de las aplicaciones empresariales.  Pero es importante que los profesionales de compras comprendan las repercusiones del uso de Excel.

Espero que cuando piense en usar Excel para gestionar sus procesos empresariales, considere los asuntos mencionados arriba.  Así mismo, debe comprender que puede haber funciones que le faltan a su aplicación empresarial que le pueden llevar a usar Excel.

Fuente: http://blog.technologyevaluation.com

Autor: Khudsiya Quadri

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