Sobreinformación, la plaga actual

En el mundo actual existen muchas más plagas que las bíblicas, y ocupan todo el espectro de los comportamientos e impactos. Pero hay una que sobresale en nuestras organizaciones de negocios: la sobreinformación. Un alto ejecutivo me comentaba que ya tenía miedo de preguntar cómo iban las cosas porque la respuesta oral era difusa (gelatinosa fué el término usado) y la escrita era apabullante: páginas y páginas llenas de términos raros y gráficas y números y estados financieros y proyecciones. Al final, no sacaba nada en limpio y quedaba menos informado que antes. ¿Hay alguna manera de optimizar la información situacional que llega a los ejecutivos?

El consultor internacional Riaz Khadem, en su libro Administración en una página, da la siguiente receta:emitir sólo 3 informes, de 1 página cada uno, el Informe de Enfoque, el de Retroalimentación, y el de Gerencia.

Informe de Enfoque. Corresponde al llamado Tablero Individual, con un paquete de indicadores considerados relevantes por el ejecutivo. Estos pueden ser desde el monto vendido el día de ayer hasta el atraso promedio de llegada del personal en minutos. Cada cual diseña su tablero individual.

Informe de Retroalimentación. Es un resumen de las excepciones, positivas o negativas, extraidas del primer informe. Es un pantallazo de la situación en sus variables principales y su evolución.

Informe de Gerencia. Es un informe sobre el desempeño individual y colectivo de las personas. Los negocios son una actividad social y por lo tanto los informes más importantes deben hablar acerca de ellas, no de las máquinas o los procesos.

Con un paquete de informes de este tipo, un ejecutivo puede estar plenamente informado y actuar de manera proyectiva, no reactiva.

Entre las grandes lecciones de mi vida, una de las más ejemplarizadoras fué la que me dió un gran empresario de la construcción en un país del cono sur: cuando terminé un trabajo de evaluación de los costos en una de sus empresas de transformación de la madera en productos de la construcción (triplex, venestas, tableros) me presenté orgulloso a su oficina y le entregué un inf0rme de unas 90 páginas, muy bien empastado, llena de números y gráficos. Don Cristobal (ese era su nombre) lo tomó y en mi cara lo botó en el tacho de la basura junto a su escritorio, llamó a su secretaria para anular toda llamada por espacio de 1 hora, y luego me dijo: Carlos, toma asiento y dime qué viste y qué me sugieres. A partir de ahí, rara vez mis informes superan las 10 páginas, siendo su promedio de sólo 3 ó 4. Personalmente, atribuyo a este hecho gran parte de mi posicionamiento profesional.

¿Tiene algo como ésto en su organización? ¿O sigue recibiendo esos pesados informes financieros que dicen tanto y no dicen nada?

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Autor: Carlos Duarte M., Ing. Comercial (UdeC, Chile), Director de CDMCost Consultores.   https://zenempresarial.wordpress.com    http://cdmcost.com

SI DESEA UNA ENTREVISTA CON EL ING. DUARTE PARA ANALIZAR LO EXPRESADO EN ESTE ARTÍCULO, PUEDE LLAMARLO AL CELULAR  3202378488 O ENVIARLE UN MENSAJE AL CORREO carlosduarte@cdmcost.com  O A TRAVÉS DE LA PÁGINA Cómo comunicarse… DE ESTE BLOG.

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