Los Costos: ¿un error de los empresarios?

El ámbito de los Costos es amplio, y al mismo tiempo incomprendido y muchas veces mal manejados. Y su impacto es decisivo. Esto no sería un gran problema si no fuera porque, junto a los Ingresos, los Costos son la segunda variable más importante del éxito o fracaso de una empresa. Todo emprendimiento es, al final de cuentas, una suma de Ingresos menos sus Costos; todo lo demás viene de añadidura. Por lo tanto, vale la pena que los emprendedores se ocupen un poco de este tema y no lo dejen en manos de cualquier profesional, como ocurre normalmente. La mayoría de las veces, y sin darse cuenta, les va en ello la vida.

La mayoría de los empresarios enfocan los Costos como formando parte del Modelo Contable, es decir, los interpretan y manejan tal como lo establecen los Principios de la Contabilidad. Esto implica a los modelos utilizados para registrarlos y demostrarlos, y a las procedimientos de análisis utilizados para extraer conclusiones y tomar decisiones. Este enfoque es un craso error: los Costos no son la Contabilidad de Costos, ni ésta es la mejor herramienta para su manejo e interpretación. Por lo mismo, no existe en las empresas una adecuada comprensión ni de su valor como instrumento ni de la manera óptima de cómo manejarlos. Y por lo mismo, existe en las empresas un rosario de malas decisiones tomadas al calor de unos procedimientos que no son los adecuados y por lo tanto nos llevan a no interpretar adecuadamente la realidad interna de los negocios.

¿Qué errores cometen los empresarios con sus Costos? El principal: no darles la debida atención y dejarlos en manos de profesionales que no siempre tienen las capacidades suficientes para manejarlos. Reiteramos: un Negocio, SU negocio, son sus Ingresos y sus Costos, bien poco más. Felizmente esta situación es encarable con la debida asesoría y capacitación.

Definición de los Costos.

El Modelo Contable, en general, los define como un “sacrificio” de un recurso por usos alternativos que le pueden ser asignados a esos recursos. Es decir, según el Modelo, costeamos cuando usamos “algo” en “otro uso”. Por ejemplo, tener 40 bolsas de cemento en el Almacén no es un costo, pero sí lo es cuando esas 40 bolsas se transforman en una pared. Mientras estuvieron en el Almacén, el producto final (pared) no tuvo conciencia de su existencia; recién las incorpora (costo) cuando se decide levantarla.

Este enfoque nace de los Principios de la Contabilidad, especialmente del de valoración al costo y de la naturaleza real de los recursos. La gestión moderna incorpora otros conceptos y enfoques, entre ellos el del costo como elemento, material o inmaterial, del producto o servicio final. Es así que el cemento es costo en cuanto a bolsa utilizada, pero también lo es en cuanto a su calidad como característica intrínseca del tipo de cemento utilizado. En tiempos pretéritos esta diferencia no hubiera tenido mucha importancia, pero en los tiempos de hoy son justamente los elementos inmateriales los que constituyen la esencia de los negocios. Por lo tanto, empresario que se quede en los tiempos de la locomotora de carbón en esta materia, morirá tal como murió ese artefacto. Hoy el negocio está en el Valor Creado, no en el producto, y ese Valor Creado es inmaterial, es una percepción.

Sistemas de Costeo.

Los Costos, definidos por el Modelo Contable como el precio de adquisición, se van capturando y clasificando según ciertas convenciones llamadas Sistemas de Costeo. Se supone que estos sistemas darán la última palabra respecto al “verdadero” costo del producto producido, en base a la estructura de las convenciones utilizadas. Así, decimos que un costo obtenido con un sistema “por absorción” es distinto del obtenido con un sistema “directo” e incluso de un “variable”. Incluso somos capaces de establecer los por qué de esas diferencias y fabricar cuadros explicativos y llegar de un valor al otro haciendo las respectivas equivalencias. Lo que no explican los sistemas es que, si el producto es siempre el mismo (un metro lineal de pared) ¿por qué debería tener más de un costo unitario por metro? La respuesta ortodoxa puede satisfacer a los profesionales de la Contabilidad pero no a un empresario, al que esas explicaciones exóticas lo tienen sin cuidado y al que sólo le interesa la diferencia entre su Ingreso y su Costo. Pero ¿cuál costo? ¿Es el producto o es el sistema de costeo utilizado el que le trae la Utilidad que busca?

¿Dónde está la verdad? Necesitamos sistemas de costeo, es verdad. Pero también necesitamos no olvidar el por qué necesitamos esos sistemas. En primer lugar, los sistemas de costeo del Modelo Contable trabajan con los costos llamados reales; ¿cómo podrán costear uno de los recursos más importantes de los negocios modernos, el conocimiento? ¿O las relaciones y contactos? En segundo lugar, la gran mayoría de los costos incurridos en las empresas son del tipo no registrable. El bajo rendimiento del maestro Juan por ser día lunes, la pérdida de un cliente por mala atención, o la pérdida por el uso de un dinero propio utilizado en lugar de uno ajeno. Todo esto nos trae a la conclusión de que el costo que nos muestran no es el real, y muchas veces está muy lejos del mismo.

La reducción de los costos.

Cabalgando en la visión lineal de los costos que nos entregan los “sistemas de costeo” está el asunto de su reducción. ¿Cuál es la lógica lineal? La de causa y efecto. Se subió el costo de mano de obra… bajémoslo despidiendo a la gente que gana mucho. Bajaron las ventas… bajemos los gastos, entre ellos la publicidad. Lo que nadie dice es que el maestro Juan, el que gana mucho, lo gana porque se ha perfeccionado y mantenido el índice de desperdicios en un increible 1 %, pero de la mano de la lógica lineal lo despedimos y reemplazamos por un maestro Pedro, sin experiencia pero que le pagamos un 30 % que al maestro Juan, y que nos dispara los desperdicios al 15 %. ¿De qué manejo de costos, de qué reducción hablamos?

La reducción de costos tiene 3 Principios, el primero de los cuales nos dice que reducir no es cortar sino disminuir la proporción del costo en el Ingreso que genera. Eso no es tomado en cuenta ni por los sistemas de costeo ni por los empresarios.

La importancia de la herramienta.

Los empresarios manejan todos sus cost0s a través del Modelo Contable, sin tomar en cuenta de que la Contabilidad se inventó para registrar, no para analizar. No es que la Contabilidad no sirva o sirva poco; es que insistimos en usarla para aquello para lo cual no está diseñada. Por ejemplo, el costo de una mezcla de leche más bacilos lácticos para producir yogurt no es lineal sino obedece a la función exponencial de Pearl, por lo que la Contabilidad jamás nos dará el costo exacto de esa mezcla y lo que resulta del proceso, un vasito de yogurt. Otro ejemplo es el de las raciones de alimentos balanceados: no es la Contabilidad sino son las matemáticas de la Programación Lineal, en su método Simplex u otro, las que nos dirán la composición óptima de la mezcla para iniciación para las camadas de lechones en la industria porcina, y por lo tanto su costo. Tampoco es la Contabilidad la que nos dice la cantidad de Cajas disponibles que debiera tener un Banco a tal hora, sino la Teoría de las Colas. Y así.

No existe la herramienta única y completa en costos, ni los costos son materias para “todólogos”. El éxito en el manejo de los costos deviene de la utilización de la herramienta adecuada a cada caso. Es muy conocido el ejemplo que muestran los que utilizan la Teoría de las Restricciones, en que un problema de asignación de recursos es resuelto por la Programación Lineal y por la Contabilidad con resultados distintos; obviamente, no vamos a creer que las matemáticas están equivocadas.

La organización de los costos en la empresa.

En casi todas las empresas las unidades de Costos dependen del Contador o están ubicados en la estructura contable y financiera, en circunstancias de que los mismos se producen varios metros más allá, en la estructura de la Producción. La información va desde la producción hacia la administración, y desde allá vuelve “analizada” a la producción con métodos de análisis tan exóticos como las comparaciones porcentuales, en circunstancias de que el flujo debería ser al revés: la captura y el análisis deberían estar en la Producción, y desde allí enviar la información que los contables requieran para el cierre mensual de sus libros e inventarios. Para ello sólo se requiere del uso de los formularios pertinentes y del establecimiento de rutinas, con indudables ventajas para la empresa. ¿Quién sabe de costos? ¿Los Contadores o los ingenieros de planta?

Cada empresa busca y adopta la organización que le parece la más conveniente, es verdad, pero este predicado se parece mucho al de que “con mi dinero hago lo que me da la gana”. Una organización óptima de los Costos debería seguir la lógica de los procesos: estar donde los costos se producen para ser usados y analizados por aquellos que los conocen. Sin embargo, las empresas trabajan a contraflecha: las panaderías instalan complejos y costosos sistemas de costeo para llegar a conocer el costo unitario de 1 Kg de pan sin percatarse de que los costos están en el uso adecuado de la energía, en los tiempos dedicados en cada parte del proceso, en la densidad obtenida en el amasado, en el tiempo de oreo de la masa… ¿Tanto dinero gastado para seguir trabajando, en esencia, como lo hacían los panaderos de hace siglos?

Los Costos ¿son numeritos?

Es la creencia normal: Diego, tráeme los costos por favor, y Diego trae unas planillas llenas de números y diagramas, la más de las veces inútiles o de escasa utilidad. Los Costos no son numeritos, son actitudes. Por ejemplo, la actitud hacia la Calidad (no tener algún Sistema de Calidad como el de las 5 S´s japonesas), la actitud hacia el manejo del personal y la organización (oficinas administrativas improductivas con aires acondicionados y plantas de producción desaseadas y desorganizadas), la actitud hacia los equipos (maquinarias obsoletas, procesos mal diseñados y balanceados), la actitud hacia los clientes (no comprender que son la esencia vital de su empresa, no tener un enfoque de servicios hacia el cliente). Los Costos no son numeritos, son actitudes.

Con la experiencia que tenemos en el área, podemos asegurar que los Costos son, efectivamente, un error de los empresarios. Y que es un error que cometen porque les gusta cometerlo. Sería muy fácil para ellos, y sobretodo muy rentable, dejar de cometerlo y trabajar profesionalmente los costos en sus emprendimientos.

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Autor: Carlos Duarte M., Ing. Comercial (UdeC, Chile), Director de CDMCost Consultores.   https://zenempresarial.wordpress.com    http://cdmcost.com

SI ES UN EMPRESARIO COLOMBIANO, ESTÁ EN BOGOTÁ, Y DESEA UNA ENTREVISTA CON EL ING. DUARTE PARA ANALIZAR LO EXPRESADO EN ESTE ARTÍCULO, PUEDE LLAMARLO AL CELULAR  3202378488 O ENVIARLE UN MENSAJE AL CORREO carlosduarte@cdmcost.com  O A TRAVÉS DE LA PÁGINA Cómo comunicarse… DE ESTE BLOG.


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